Cas d’usage

Le travail que vous arrêtez de faire.

Douze scénarios que tout dirigeant de PME reconnaîtra, et comment Chut gère chacun : reçu, compris, préparé pour votre approbation, exécuté dans vos outils. Choisissez-en un et voyez tout le flux.

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Conçu en Belgique

Relancer une facture impayée

L’argent est gagné, la facture est partie — et la relance glisse sans cesse à « demain ».

Déclencheur

Factures impayées
Recevoir

Chut suit la facture #2024-117, impayée après l’échéance.
Comprendre

Il vérifie l’historique : pas de réponse au premier rappel, ce client paie généralement après une relance.
Valider

Un rappel courtois dans votre ton est préparé et vous est montré avant envoi.
Agir

Il envoie, puis escalade selon votre calendrier — deuxième rappel, dernier avis.
Validation experte

Toujours impayée ? Un avocat partenaire envoie une mise en demeure formelle sur papier à en-tête.
Fait

Les rappels ne dépendent plus de votre mémoire. Escalader ne met plus mal à l’aise.

Les devis qui restent sans réponse

Vous avez envoyé le devis il y a une semaine. Le prospect s’est tu. Relancer, c’est exactement la tâche qui ne se fait jamais.

Déclencheur

Devis silencieux
Recevoir

Chut suit chaque devis envoyé et guette la réponse.
Comprendre

Une semaine de silence sur le devis #Q-1187. L’heure d’une relance en douceur.
Valider

Une courte relance est préparée — cordiale, précise, dans votre ton. Vous approuvez ou ajustez.
Agir

La relance part de votre e-mail, et la suivante est planifiée si le silence continue.
Fait

Votre pipeline ne perd plus les affaires pour lesquelles vous aviez déjà fait le travail.

Signer un nouveau client

Du premier contact au contrat signé : devis, relances, contrat, signature électronique, facture — chaque étape est manuelle.

Déclencheur

Nouveau client
Recevoir

La demande du prospect arrive — e-mail, WhatsApp ou formulaire sur votre site.
Comprendre

Chut mobilise ce qu’il sait : conversations précédentes, vos tarifs standard, le contexte pertinent.
Valider

Il rédige le devis dans votre format. Vous contrôlez et approuvez.
Agir

Devis envoyé, relances gérées, contrat généré et préparé pour signature, facture créée dès que c’est signé.
Fait

Une approbation par étape — au lieu de cinq tâches à porter dans votre tête.

Questions clients, réponse le jour même

« Quand pouvez-vous livrer ? » « Pouvez-vous envoyer la facture ? » Des questions simples — qui s’empilent plus vite que vous ne tapez.

Déclencheur

Réponses rapides
Recevoir

La question arrive — e-mail ou WhatsApp, texte ou note vocale.
Comprendre

Chut identifie ce qui est demandé et cherche la réponse : la commande, le créneau de livraison, le document.
Valider

Une réponse est préparée dans votre ton, dans la langue du client. Vous la voyez avant qu’elle ne parte.
Agir

Approuvée — envoyée depuis votre propre e-mail ou WhatsApp, et le suivi planifié s’il a été promis.
Fait

Vos clients obtiennent leurs réponses quand ça compte encore, et vous ne vivez plus dans votre boîte mail.

Recruter quelqu’un

Contrat, déclaration DIMONA, mutuelle, assurance accidents du travail — un parcours administratif où une étape manquée est un vrai problème.

Déclencheur

Recrutement
Recevoir

Vous dites à Chut : « On engage Yasmin, début le 1er. »
Comprendre

Il connaît le parcours qui suit une embauche belge — et ce dont votre secrétariat social a besoin.
Valider

Le projet de contrat est préparé pour votre contrôle.
Validation experte

Votre secrétariat social valide le contrat et dépose la déclaration DIMONA.
Agir

Le parcours administratif — mutuelle, assurance, le reste — est préparé et suivi jusqu’au bout.
Fait

La recrue démarre au jour un avec des papiers réellement en ordre.

L’échéance TVA

Chaque trimestre, la même course : rassembler les documents, réclamer ce qui manque, tout envoyer à temps au comptable.

Déclencheur

Échéance TVA
Recevoir

Chut suit les factures et reçus du trimestre au fil de leur arrivée, toute l’année.
Comprendre

Avant l’échéance, il vérifie ce qui manque — cette facture fournisseur, ces deux reçus.
Valider

Vous voyez la liste des manques et approuvez les messages de réclamation.
Validation experte

Le dossier complet part chez votre comptable pour la déclaration proprement dite — signée par un professionnel.
Fait

L’échéance devient un point de contrôle, pas une crise.

Des documents qui se classent tout seuls

Factures fournisseurs, contrats, reçus — ils atterrissent dans votre boîte mail et meurent dans vos téléchargements.

Déclencheur

Classement
Recevoir

Un PDF arrive — en pièce jointe, transféré depuis votre téléphone, déposé dans WhatsApp.
Comprendre

Chut le lit : facture fournisseur de Van Damme BV, 325,50 €, à payer sous 30 jours.
Valider

Vous voyez où il sera classé et ce qui sera planifié — une seule approbation.
Agir

Classé dans votre logiciel comptable, rappel de paiement planifié, retrouvable pour toujours.
Fait

Chaque document à sa place, et plus de « dimanches administratifs ».

Commencer la journée avec une boîte triée

Quarante nouveaux e-mails. Trois comptent aujourd’hui. Les trouver, c’est la première heure de votre matinée.

Déclencheur

Tri de boîte mail
Recevoir

Pendant la nuit, Chut lit tout ce qui est arrivé sur vos canaux.
Comprendre

Il trie : demande votre décision, peut être préparé pour approbation, ou simple classement.
Valider

Vous ouvrez une seule file — les brouillons attendent déjà, le plus urgent d’abord.
Agir

Vous approuvez toute votre matinée en quelques minutes.
Fait

Votre première heure va au travail qui rapporte — pas au tri du courrier.

De la note vocale au travail fait

Vous êtes sur chantier, les mains prises. La tâche est dans votre tête et doit se faire — « plus tard » n’arrive jamais.

Déclencheur

Notes vocales
Recevoir

« Envoie un devis à Pietres pour la visite d’entretien, autour de 240 plus les filtres. » — une note vocale WhatsApp.
Comprendre

Chut en fait une tâche structurée : devis, client, lignes, vos tarifs.
Valider

Le devis est prêt et attend votre approbation quand vous remontez dans la camionnette.
Agir

Un geste — créé dans votre logiciel comptable, envoyé depuis votre e-mail.
Fait

Le travail capturé à la seconde où vous y pensez — en langage courant.

La facture électronique désormais obligatoire

Depuis le 1er janvier 2026, les factures B2B belges doivent circuler en format structuré via le réseau Peppol. La plupart des PME l’ont appris par leur comptable.

Déclencheur

Facturation Peppol
Recevoir

Le travail est fait — il faut facturer. Chut a le devis, le client, les montants.
Comprendre

Il construit la facture dans le format structuré que Peppol exige, avec votre numérotation et votre régime TVA.
Valider

Vous voyez la facture exactement telle qu’elle sera transmise. Une seule approbation.
Agir

Transmise via un Access Point Peppol certifié, statut de livraison suivi, archivée — et relancée si elle reste impayée.
Fait

L’obligation devient un non-événement. Les factures partent conformes, suivies et relancées.

Un nouveau fournisseur que vous ne connaissez pas

La fraude à la facture coûte des millions chaque année aux entreprises belges — un faux fournisseur, un compte bancaire modifié, une société qui n’existe pas.

Déclencheur

Vérif. fournisseur
Recevoir

Une première facture d’un fournisseur inconnu arrive — nouveau nom, nouveau numéro de compte.
Comprendre

Chut vérifie avant que vous payiez : le numéro de TVA au registre européen, la Banque-Carrefour, les listes de sanctions, et qui est légalement habilité à signer.
Valider

Vous voyez le résultat de la vérification à côté du paiement — en ordre, ou exactement ce qui cloche.
Agir

Les fournisseurs vérifiés sont payés à l’échéance. Tout ce qui est suspect est bloqué et vous est signalé d’abord.
Fait

Vous ne payez plus sur la seule confiance — chaque nouveau fournisseur est vérifié en quelques secondes.

Quelqu’un démissionne

La paperasse de sortie pèse autant que l’embauche : préavis, dernière fiche de paie, pécule de vacances, le C4 — et les délais sont légaux.

Déclencheur

Départ d’un salarié
Recevoir

Vous dites à Chut : « Lars a remis sa démission, dernier jour fin du mois. »
Comprendre

Il cartographie le parcours de sortie belge : préavis, derniers éléments de paie, décompte du pécule de vacances, les documents dus.
Valider

Vous relisez le calendrier et les projets de documents — rien n’est déposé sans que vous l’ayez vu.
Validation experte

Votre secrétariat social valide la dernière fiche de paie, le C4 et les déclarations — anonymisées avant contrôle.
Agir

Chaque document remis dans son délai légal, le dossier archivé, la checklist clôturée.
Fait

Une sortie propre, dans les délais, avec la signature d’un professionnel là où la loi l’exige.

Chaque scénario suit les quatre mêmes étapes — voir comment fonctionne le moteur. Tout ce qui exige la signature d’un professionnel est anonymisé, puis transmis à votre comptable, avocat ou secrétariat social — comment fonctionne la validation.

Lequel de ces scénarios dévore votre semaine ?

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