Chut

Toepassingen

Het werk dat jij niet meer doet.

Twaalf scenario's die elke KMO-eigenaar herkent, en hoe Chut ze stuk voor stuk afhandelt: ontvangen, begrepen, voorbereid voor jouw goedkeuring, uitgevoerd in jouw software. Kies er één en bekijk de hele flow.

Boek een gratis optimalisatiegesprek
Werkt in
  • E-mail
  • WhatsApp
  • Spraak
  • Documenten
  • Draait op onze eigen AI
  • 100% in de EU gehost
  • GDPR by design
  • Klaar voor de EU AI Act
  • Gebouwd in België

De twaalf scenario’s

Achter een onbetaalde factuur aanzitten

Het geld is verdiend, de factuur is verstuurd — en de opvolging schuift telkens op naar “morgen”.

  1. Aanleiding

    Onbetaalde facturen

  2. Ontvangen

    Chut volgt factuur #2024-117 op, onbetaald na de vervaldatum.

  3. Begrijpen

    Hij bekijkt de historiek: geen reactie op de eerste herinnering, deze klant betaalt meestal na een duwtje.

  4. Goedkeuren

    Een beleefde herinnering in jouw stijl staat klaar en wordt jou eerst getoond.

  5. Uitvoeren

    Hij verstuurt, en escaleert volgens jouw schema — tweede herinnering, laatste aanmaning.

  6. Expertvalidatie

    Nog steeds onbetaald? Een partneradvocaat stuurt een formele ingebrekestelling op briefpapier.

  7. Klaar

    Herinneringen hangen niet langer af van jouw geheugen. Escaleren voelt niet langer ongemakkelijk.

Offertes die stilvallen

Je stuurde de offerte een week geleden. De prospect werd stil. Opvolgen is precies de taak die er nooit van komt.

  1. Aanleiding

    Stille offertes

  2. Ontvangen

    Chut volgt elke offerte die je verstuurt en let op een reactie.

  3. Begrijpen

    Een week stilte rond offerte #Q-1187. Tijd voor een vriendelijk duwtje.

  4. Goedkeuren

    Een korte opvolging staat klaar — vriendelijk, concreet, in jouw toon. Jij keurt goed of past aan.

  5. Uitvoeren

    De opvolging vertrekt vanuit jouw e-mail, en de volgende wordt ingepland als het stil blijft.

  6. Klaar

    Je pijplijn lekt geen deals meer waar je het werk al voor deed.

Een nieuwe klant binnenhalen

Van eerste contact tot getekend contract: offerte, opvolgingen, contract, e-handtekening, factuur — elke stap handwerk.

  1. Aanleiding

    Nieuwe klant

  2. Ontvangen

    De aanvraag van de prospect komt binnen — via e-mail, WhatsApp of een formulier op je site.

  3. Begrijpen

    Chut haalt erbij wat hij weet: eerdere gesprekken, je standaardtarieven, relevante context.

  4. Goedkeuren

    Hij stelt de offerte op in jouw formaat. Jij controleert en keurt goed.

  5. Uitvoeren

    Offerte verstuurd, opvolgingen geregeld, contract gegenereerd en klaargezet voor ondertekening, factuur aangemaakt zodra er getekend is.

  6. Klaar

    Eén goedkeuring per stap — in plaats van vijf taken die je in je hoofd moet meedragen.

Klantvragen, dezelfde dag beantwoord

“Wanneer kunnen jullie leveren?” “Kun je de factuur sturen?” Simpele vragen — die zich sneller opstapelen dan jij kunt typen.

  1. Aanleiding

    Snelle antwoorden

  2. Ontvangen

    De vraag komt binnen — e-mail of WhatsApp, tekst of spraakbericht.

  3. Begrijpen

    Chut herkent wat er gevraagd wordt en zoekt het antwoord op: de bestelling, het leveringsvenster, het document.

  4. Goedkeuren

    Een antwoord staat klaar in jouw stijl, in de taal van de klant. Jij ziet het voordat het vertrekt.

  5. Uitvoeren

    Goedgekeurd — verzonden vanuit je eigen e-mail of WhatsApp, en de opvolging ingepland als die beloofd is.

  6. Klaar

    Klanten krijgen antwoord wanneer het er nog toe doet, en jij hoeft niet meer in je inbox te wonen.

Iemand aanwerven

Contract, DIMONA-aangifte, mutualiteit, arbeidsongevallenverzekering — een papierslinger waarin één gemiste stap een echt probleem is.

  1. Aanleiding

    Aanwerven

  2. Ontvangen

    Jij zegt tegen Chut: “We werven Yasmin aan, start op de 1ste.”

  3. Begrijpen

    Hij kent het traject dat volgt op een Belgische aanwerving — en wat je sociaal secretariaat nodig heeft.

  4. Goedkeuren

    Het contractvoorstel staat klaar voor jouw controle.

  5. Expertvalidatie

    Je sociaal secretariaat valideert het contract en dient de DIMONA-aangifte in.

  6. Uitvoeren

    De papierslinger — mutualiteit, verzekering, de rest — wordt voorbereid en opgevolgd tot alles rond is.

  7. Klaar

    De nieuwe collega start op dag één met de papieren écht in orde.

De btw-deadline

Elk kwartaal dezelfde stress: documenten verzamelen, achter het ontbrekende aanzitten, alles op tijd bij de accountant krijgen.

  1. Aanleiding

    Btw-deadline

  2. Ontvangen

    Chut volgt de facturen en bonnetjes van het kwartaal op terwijl ze binnenkomen, het hele jaar door.

  3. Begrijpen

    Vóór de deadline checkt hij wat ontbreekt — die leveranciersfactuur, die twee bonnetjes.

  4. Goedkeuren

    Jij ziet de lijst met gaten en keurt de opvraagberichten goed.

  5. Expertvalidatie

    Het volledige dossier gaat naar je accountant voor de eigenlijke aangifte — ondertekend door een professional.

  6. Klaar

    De deadline wordt een checkpoint in plaats van een crisis.

Documenten die zichzelf klasseren

Leveranciersfacturen, contracten, bonnetjes — ze landen in je inbox en sterven in je downloadmap.

  1. Aanleiding

    Documenten klasseren

  2. Ontvangen

    Een pdf komt binnen — als bijlage bij een e-mail, doorgestuurd vanaf je telefoon, gedropt in WhatsApp.

  3. Begrijpen

    Chut leest hem: leveranciersfactuur van Van Damme BV, €325,50, te betalen binnen 30 dagen.

  4. Goedkeuren

    Jij ziet waar hij geklasseerd wordt en wat er ingepland wordt — één keer goedkeuren.

  5. Uitvoeren

    Geklasseerd in je boekhoudpakket, betaalherinnering ingepland, voor altijd terugvindbaar.

  6. Klaar

    Elk document waar het hoort, en geen “administratie-zondagen” meer.

De dag starten met een gesorteerde inbox

Veertig nieuwe e-mails. Drie doen er vandaag toe. Ze vinden kost je het eerste uur van je ochtend.

  1. Aanleiding

    Inbox-triage

  2. Ontvangen

    ’s Nachts leest Chut alles wat via je kanalen is binnengekomen.

  3. Begrijpen

    Hij sorteert: vraagt jouw beslissing, kan voorbereid worden ter goedkeuring, of is gewoon klasseerwerk.

  4. Goedkeuren

    Jij opent één wachtrij — de voorstellen staan al klaar, meest dringende eerst.

  5. Uitvoeren

    Je keurt je hele ochtend goed in een paar minuten.

  6. Klaar

    Je eerste uur gaat naar werk dat geld opbrengt — niet naar mail sorteren.

Van spraakbericht tot afgewerkt

Je staat op de werf, handen vol. De taak zit in je hoofd en moet gebeuren — “straks” komt er nooit van.

  1. Aanleiding

    Spraakberichten

  2. Ontvangen

    “Stuur Pietres een offerte voor het onderhoudsbezoek, rond de 240 plus de filters.” — één WhatsApp-spraakbericht.

  3. Begrijpen

    Chut maakt er een gestructureerde taak van: offerte, klant, lijnitems, jouw tarieven.

  4. Goedkeuren

    De offerte staat klaar voor jouw goedkeuring tegen dat je terug in de bestelwagen zit.

  5. Uitvoeren

    Eén tik — aangemaakt in je boekhoudpakket, verzonden vanuit je e-mail.

  6. Klaar

    Werk vastgelegd op het moment dat je eraan denkt — in gewone taal.

De e-factuur die je nu verplicht moet sturen

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische B2B-facturen als gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk reizen. De meeste KMO’s hoorden het van hun boekhouder.

  1. Aanleiding

    Peppol e-facturatie

  2. Ontvangen

    Het werk is klaar — tijd om te factureren. Chut heeft de offerte, de klant, de bedragen.

  3. Begrijpen

    Hij bouwt de factuur in het gestructureerde formaat dat Peppol vereist, met jouw nummering en btw-behandeling.

  4. Goedkeuren

    Je ziet de factuur precies zoals ze verstuurd wordt. Eén goedkeuring.

  5. Uitvoeren

    Verzonden via een gecertificeerd Peppol Access Point, leverstatus opgevolgd, gearchiveerd — en aangemaand als ze onbetaald blijft.

  6. Klaar

    De verplichting wordt een non-event. Facturen vertrekken conform, opgevolgd en aangemaand.

Een nieuwe leverancier die je niet kent

Factuurfraude kost Belgische bedrijven elk jaar miljoenen — een valse leverancier, een gewijzigd rekeningnummer, een bedrijf dat niet bestaat.

  1. Aanleiding

    Leverancierscheck

  2. Ontvangen

    Een eerste factuur van een onbekende leverancier valt binnen — nieuwe naam, nieuw rekeningnummer.

  3. Begrijpen

    Chut controleert vóór je betaalt: het btw-nummer in het EU-register, de Kruispuntbank, sanctielijsten, en wie wettelijk mag tekenen.

  4. Goedkeuren

    Je ziet het verificatieresultaat naast de betaling — in orde, of precies wat er verdacht uitziet.

  5. Uitvoeren

    Geverifieerde leveranciers worden op schema betaald. Alles wat verdacht is, wordt geblokkeerd en eerst aan jou gemeld.

  6. Klaar

    Je betaalt niet langer op goed vertrouwen — elke nieuwe leverancier wordt in seconden gecheckt.

Iemand neemt ontslag

De exitadministratie weegt even zwaar als de aanwerving: opzegtermijn, laatste loonbrief, vakantiegeld, de C4 — en de deadlines zijn wettelijk.

  1. Aanleiding

    Uitdiensttreding

  2. Ontvangen

    Je zegt tegen Chut: “Lars heeft zijn ontslag gegeven, laatste dag eind deze maand.”

  3. Begrijpen

    Hij brengt het Belgische exittraject in kaart: opzegtermijn, laatste loonelementen, afrekening vakantiegeld, de verschuldigde documenten.

  4. Goedkeuren

    Je bekijkt de tijdlijn en de ontwerpen — niets wordt ingediend zonder dat jij het ziet.

  5. Expertvalidatie

    Je sociaal secretariaat tekent de laatste loonbrief, de C4 en de aangiftes af — geanonimiseerd vóór de controle.

  6. Uitvoeren

    Elk document geleverd op zijn wettelijke deadline, het dossier gearchiveerd, de checklist afgesloten.

  7. Klaar

    Een propere exit, op tijd, met de handtekening van een professional waar de wet die verwacht.

Elk scenario volgt dezelfde vier stappen — zo werkt de motor. Alles wat de handtekening van een professional vraagt, wordt geanonimiseerd en daarna doorgestuurd naar je accountant, advocaat of sociaal secretariaat — zo werkt validatie.

Welk van deze scenario’s vreet jouw week op?

Boek een gratis optimalisatiegesprek — ongeveer 30 minuten met ons team. We brengen in kaart waar je tijd naartoe gaat en welk scenario zich het eerst terugverdient.

Boek je gratis optimalisatiegesprek

Een werksessie van ~30 minuten — laat je gegevens achter en wij zetten alles klaar.

Geen lange formulieren. Geen verplichtingen. Het rapport is van jou om te houden.